9章 承認プロセスの設定 - 4. 承認プロセスによる公開管理

1. ページの公開承認依頼

ページの公開承認依頼

承認プロセスが指定されているフォルダでページを公開する場合、ページの作成が完了したら、公開承認依頼を作成します。承認依頼はページ編集画面の「承認履歴」タブで作成します。

承認依頼を開始できる条件は、そのリビジョンがいまだ承認を取得していないこと、そして、進行中の承認依頼を持っていないことです。

承認依頼が行なえる状態であれば「承認履歴」タブの表示は上記の様に空欄です。すでに進行中の承認依頼がある場合や、承認済みの承認履歴がある場合には、このタブの画面にはそれが表示されます。その状態では画面右上の「承認依頼」ボタンは表示されませんので、承認依頼は行なえません。

画面右上の「承認依頼」ボタンをクリックすると承認依頼の作成が始まります。

① この例では、フォルダには「小修正用簡易承認」という承認プロセスと「一般コンテンツ用承認プロセス」という承認プロセスのふたつが指定されています。承認依頼を行なうには、画面に表示されている承認プロセスのいずれかを選びます。この例の場合、最初の依頼先は下記のいずれかです。

• 「小修正用簡易承認」という承認プロセスのステップ１「コンテンツ確認１」
• 「小修正用簡易承認」という承認プロセスのステップ２「最終公開チェック」
• 「一般コンテンツ用承認プロセス」という承認プロセスのステップ１「コンテンツ確認１」

承認プロセス「小修正用簡易承認」の場合、先頭のステップ１の「スキップを許可」の設定が ON になっているため、承認の投入先としてはステップ１とステップ２のいずれかを選ぶことができます。承認プロセス「一般コンテンツ用承認プロセス」の場合、先頭のステップ１の「スキップを許可」の設定は ON になっていないため先頭のステップ１に承認を依頼する必要があります。

承認依頼先を決めて選びます。（上図では「一般コンテンツ用承認プロセス」という承認プロセスのステップ１「コンテンツ確認１」を選んでいます）

② 承認依頼を行なう場合には、その承認依頼をどの「承認依頼フォルダ」に投入するかを選択できます。既にいくつかの承認依頼フォルダが作成されている場合、それをポップアップメニューから選んで指定することができます。または、新たに承認依頼フォルダを作成したい場合、ポップアップで親フォルダを選んでおいて、作成したいサブフォルダ名を「新規サブフォルダ名」欄に記入します。承認依頼が作成される時に、指定した名前の承認依頼フォルダが作成され、そのなかに作成された承認依頼が投入されます。

承認依頼フォルダは、複数のページからなる制作プロジェクトを纏める時に便利です。公開タイミングが同一である複数のページについて、同じ承認依頼フォルダに承認依頼を集約してゆくことで、作業や承認の進捗を把握することができるようになるでしょう。

③ 依頼先のプロセスとステップ、承認依頼フォルダを決めたら、画面右上の「次へ」ボタンをクリックします。承認依頼メール作成画面に遷移します。

① 承認依頼メールの件名（サブジェクト）と承認依頼メールの本文(メールの本文)の文面を確認してください。必要があれば、加筆修正してください。特に本文には、連絡事項など自由に加筆してください。この本文は、承認履歴として WebRelease に保存されますのでご注意ください。記録された承認依頼メールの本文を選択的に削除する機能はありません。

② 承認依頼メールの本文には「承認画面URL」が含まれています。メールの受信者は、メール中のこの URL にアクセスすることで、承認画面に直接 JumpIn することができますので、間違いなく、すぐに承認依頼の処理を開始できます。JumpIn の時には ID とパスワードの入力が常に必要です。

③ 承認依頼者がユーザプロファイル中に「E Mail Signature (署名)」を設定している場合、承認依頼メールの末尾に署名が自動で追加されます。

④ 承認依頼メール配信先を確認してください。配信先リストには、承認依頼先のステップで「通知メール」を受け取る設定になっている担当者と、依頼者である自分（Cc:）が掲載されていますので、メールを配信したい相手を選んでください。承認依頼メールは、承認依頼する本人が、ユーザプロファイルにメールアドレスを指定していないと発送できません。

⑤ 依頼番号とは、それぞれの承認依頼にユニークに付けられる番号です。承認依頼について、メールや電話でやり取りをするときなど、依頼番号で依頼を特定すると便利です。

⑥ 依頼内容が確定したら、画面右上の「実行」ボタンをクリックして承認依頼を実行します。

依頼を実行すると、依頼先のステップの担当者以外は、そのページを編集できなくなります。依頼者本人も編集できなくなりますのでご注意ください。承認依頼を行なった後は、依頼者がページ一覧画面で、承認依頼したページを表示してみると、例えば、下記のような表示になるはずです。

① 依頼者本人には、承認依頼した「News」というページを操作するための操作ボタンがどれも表示されていません。既に承認依頼してしまったため、そのページの編集権はページを作成し承認依頼を行なった本人の手を離れ、承認ステップの担当者、この場合、承認ステップ「コンテンツ確認１」の担当者の手に移っています。

② 承認待の承認依頼があるページに関しては、ページ一覧画面の「承認」欄に黄色のマークが表示されます。

③ 承認欄のマークの意味はこの凡例でわかります。

一方、承認依頼を受けた承認ステップ(この場合「コンテンツ確認１」)の担当者の側が、ページ一覧画面で、承認依頼を受けたページを表示してみると、例えば、下記のような表示になるはずです。

承認担当側は、操作欄に編集ボタンが表示されていてページの編集が可能になっています。なお、承認担当者は、ライター権限がなくてもページ編集画面に入ることができます。ライター権限のない担当者の場合、ページ編集画面に入った後、承認や差戻しの処理はできますが、ページの編集はできません。ページの編集にはやはりライター権限が必要です。

公開承認依頼を行ない、承認プロセスを進行中のリビジョンは削除できません。リビジョンを削除する場合、先に承認依頼を削除してください。